Firma OS

Personvernerklæring

Slik behandles personopplysninger i Firma OS.

Hvem er ansvarlig

  • Bedriften du jobber i (arbeidsgiveren) er behandlingsansvarlig for opplysningene om deg i Firma OS.
  • Firma OS er databehandler og behandler opplysningene kun på vegne av og etter instruks fra bedriften, regulert i en databehandleravtale.

Hvilke opplysninger lagres

  • Innlogging: navn, e-post og systemrolle.
  • Arbeidsforhold: stilling, avdeling, ansattnummer, startdato og adgangskort.
  • Kontakt og pårørende: telefon, hjemadresse og nærmeste pårørende for bruk ved ulykker og HMS.
  • Bruk av systemet: hendelseslogger og kioskregistreringer. Timeføring når modulen tas i bruk.

Rettslig grunnlag

  • Arbeidsavtalen (GDPR art. 6 nr. 1 b) og arbeidsgivers rettslige plikter, blant annet arbeidstidsoversikt etter arbeidsmiljøloven § 10-7 (art. 6 nr. 1 c).
  • Pårørende-opplysninger behandles for å verne vitale interesser og ivareta HMS (art. 6 nr. 1 d og f).

Hvem har tilgang

  • Hjemadresse, telefon og pårørende er kun synlig for deg selv og bedriftens administratorer.
  • Kolleger ser kun navn, stilling og avdeling.
  • Systemutvikler har teknisk tilgang ved feilsøking. Når utvikler går inn i en bedrift, logges det i hendelsesloggen.

Lagring og sikkerhet

  • Data lagres kryptert i Lovable Cloud. Lagringsregion og underleverandører fremgår av databehandleravtalen. Bedrifter er strengt adskilt i databasen.
  • PIN-koder lagres kun som hash og kan ikke leses av noen.

Hvor lenge lagres opplysningene

  • Kontakt- og pårørendeopplysninger slettes eller anonymiseres når arbeidsforholdet avsluttes, etter bedriftens rutiner.
  • Timer og lønnsgrunnlag oppbevares i 5 år etter bokføringsloven.
  • Ansatte arkiveres fremfor å slettes, slik at historikk i ordrer og logger beholdes.

Dine rettigheter

  • Du kan se og rette egne kontaktopplysninger under Innstillinger → Min profil.
  • Du kan be bedriften om innsyn, retting, sletting eller begrensning. Du kan også klage til Datatilsynet.

Kontakt

  • Spørsmål om personvern i bedriften din rettes først til din arbeidsgiver.
  • Leverandør av Firma OS: Martin Bakkan, martin@mbakkan.no.

Kontrolltiltak

  • Firma OS brukes ikke til overvåking. Tas posisjon eller aktivitetssporing i bruk senere, regnes det som kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9 og må drøftes med tillitsvalgte og varsles på forhånd.

For bedriftsadministrator

  • Inngå databehandleravtale med leverandøren av Firma OS før bruk.
  • Informer de ansatte om hvilke opplysninger som registreres og hvorfor (denne siden kan brukes).
  • Registrer kun opplysninger som er nødvendige for arbeidsforholdet.
  • Ha en rutine for å slette adresse og pårørende når ansatte slutter.
  • Før behandlingen i bedriftens protokoll over behandlingsaktiviteter (art. 30).